Se acerca el plazo para que las empresas implementen el registro electrónico de jornada

El cierre de año suele concentrar decisiones importantes para las empresas: presupuestos, objetivos, planeación y cierre de operaciones. Sin embargo, este diciembre habrá un pendiente que requiere atención de la dirección: preparar la implementación del registro electrónico de jornada laboral, cuyas disposiciones generales comenzarán a regir el 1 de enero de 2027.

Aunque la fecha parece lejana, las organizaciones tienen un margen limitado para elegir una herramienta, configurarla, comunicar su funcionamiento al personal y realizar pruebas antes de su entrada en vigor. Por ello, la preparación no debería recaer únicamente en las áreas de Recursos Humanos o Sistemas, sino formar parte de las prioridades de la dirección.

La obligación quedó establecida con la reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el pasado 1 de mayo. La fracción XXXIV del artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que los empleadores deben llevar un registro electrónico de la jornada laboral, con la hora de inicio y término de cada persona trabajadora, y ponerlo a disposición de la autoridad cuando lo solicite.

Al 3 de noviembre, las disposiciones de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) sobre el alcance y las excepciones todavía estaban pendientes de publicación.

El incumplimiento puede derivar en multas de 250 a 5,000 UMA por cada trabajador afectado, equivalentes a entre $29,327.50 y $586,550 en 2026. En caso de reincidencia, las sanciones pueden duplicarse, de acuerdo con los artículos 994, fracción IV Bis, y 992 de la LFT.

La pregunta que me hacen los directores ya cambió: antes era si de verdad iba a ser obligatorio, ahora es cuánto tiempo tarda en quedar funcionando",

Para el directivo, la implementación requiere coordinación entre las áreas de tecnología, Recursos Humanos y nómina, pero también una decisión desde la dirección general.

1. Elegir un sistema que responda a la operación de la empresa

La selección de una herramienta no debería depender únicamente de su precio por usuario. Antes de contratarla, las empresas necesitan evaluar las características de su operación: cuántos colaboradores trabajan en sucursales, realizan actividades en campo o lo hacen de manera remota; si la información puede integrarse con la nómina y si existe un historial de las modificaciones realizadas.

También es importante aclarar una confusión frecuente: la legislación exige llevar un registro electrónico de la jornada de cada trabajador, pero no establece la obligación de utilizar un reloj checador específico. El criterio debe ser que el mecanismo elegido permita registrar a toda la plantilla y documentar adecuadamente sus horarios.

La implementación también tiene implicaciones laborales. Para que el registro tenga valor probatorio pleno, debe acreditarse que su utilización fue acordada entre el empleador y los trabajadores.

Por ello, la comunicación interna debe explicar qué información se registrará, cuál será su finalidad y cómo se atenderán situaciones como el olvido de un marcaje o los ajustes de horario. Cuando exista un sindicato, su participación también será relevante.

«Cuando el anuncio lo hace el director general y no un correo de Sistemas, la gente entiende que es una regla de la empresa y no una forma de vigilarla», señala Santillán. El acuerdo, agrega, debe establecerse antes de comenzar a utilizar el mecanismo.

Iniciar operaciones el 2 de enero sin haber probado previamente la herramienta puede generar errores en los registros, inconsistencias en los horarios y dificultades para integrar la información.

Una alternativa es realizar pruebas durante diciembre con un área piloto, que permitan identificar problemas relacionados con turnos especiales, horarios variables y dinámicas de trabajo distintas.

Posponer la implementación tampoco elimina los riesgos. En caso de una controversia laboral, la empresa debe acreditar la jornada de trabajo y, si no presenta los controles correspondientes, pueden operar las presunciones previstas en los artículos 784 y 805 de la LFT.

Además, los controles de asistencia deben conservarse durante más de un año, conforme al artículo 804. Esto significa que la información registrada desde enero de 2027 podría ser relevante en controversias posteriores. Los datos que no se generen oportunamente no podrán reconstruirse con la misma certeza.

La implementación del registro electrónico también coincide con una transformación gradual de la jornada laboral en México. El límite semanal será de 46 horas en 2027 y disminuirá progresivamente hasta llegar a 40 horas en 2030, sin reducción de salarios ni prestaciones, de acuerdo con los artículos transitorios segundo y séptimo de la reforma.

Este cambio tendrá implicaciones para la planeación de costos, la distribución de turnos y la productividad. Con el mismo salario, la reducción de horas disponibles incrementará el costo relativo de cada hora ordinaria: 4.3% en 2027 y 20% al llegar a 2030, frente a una jornada de 48 horas.

En este contexto, los registros de jornada pueden convertirse en una fuente de información para tomar decisiones operativas. Entre los indicadores que las empresas podrían analizar destacan:

Carga laboral: identificar equipos que se acercan recurrentemente al límite de nueve horas extraordinarias semanales o que acumulan jornadas extensas.

Costos de operación: conocer cuánto representa el pago de horas extra dobles y triples dentro de la nómina.

Distribución de horarios: evaluar la viabilidad de implementar entradas escalonadas y reorganizar turnos con base en datos reales.

Retención de talento: detectar áreas o puestos con incrementos sostenidos de horas extraordinarias, un indicador que puede alertar sobre problemas de carga de trabajo.

En las empresas que ya arrancaron, lo primero que aparece es qué áreas cargan con las horas extra. Y muchas veces coinciden con los puestos donde más gente se va", comenta Santillán.

Para evitar que la implementación se convierta en un proceso de último momento, las empresas pueden establecer una ruta de trabajo con cinco prioridades:

Designar un responsable: coordinar a Recursos Humanos, nómina y Sistemas, con objetivos y fechas de cumplimiento definidos antes de Navidad.

Seleccionar la herramienta: evaluar las alternativas disponibles antes de la primera semana de diciembre, considerando las necesidades reales de la operación.

Establecer indicadores: solicitar reportes mensuales sobre horas extraordinarias, distribución de jornadas y áreas con mayor carga laboral.

Planear la transición: utilizar la información de 2027 para anticipar ajustes en contrataciones, turnos y distribución de actividades rumbo a 2030.

Revisar la gestión del talento: identificar puestos con sobrecarga de trabajo y evaluar medidas que contribuyan a mejorar la productividad y retención de colaboradores.

En junio, la STPS anticipó que habría flexibilidad y plazos diferenciados para micro y pequeñas empresas. Sin embargo, esa posibilidad no modifica las obligaciones establecidas en la ley ni elimina la necesidad de que las organizaciones preparen sus procesos.

El reto para las empresas no será únicamente contar con un sistema de registro a partir de enero de 2027. También deberán asegurarse de que la información sea confiable, esté integrada a su operación y permita tomar mejores decisiones ante la transformación de la jornada laboral.

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